Instructivo para la administración de los proyectos PICT y PICTOS 2000 y siguientes
Este instructivo fue elaborado con el fin brindar información sobre algunos de los procedimientos administrativos del FONCyT mas frecuentes y está destinado tanto a los Investigadores Responsables como a las Unidades Administradoras a fin mejorar la gestión de los proyectos PICT, PICTOs y PICT en Red.
TRASPASO DE FONDOS ENTRE RUBROS DEL PRESUPUESTO O REFORMULACIONES PRESUPUESTARIAS EN LOS PROYECTOS
Los IR podrán realizar traspasos de fondos, entre los rubros Insumos, Servicios Técnicos Especializados, Viajes y Viáticos, Bibliografía y Gastos de Publicación del presupuesto originalmente aprobado, sin autorización previa del FONCyT. La UA deberá comunicar estos cambios al FONCyT al momento de realizar la rendición contable correspondiente.
Los rubros Servicios Técnicos Especializados y Viajes y Viáticos, no podrán sufrir incrementos mayores al 15% del total de los fondos asignados a dicho rubro.
El rubro Equipamiento, no podrá sufrir disminución alguna. En cambio podrán realizarse transferencias desde otros rubros al de equipamiento y realizar cambios en los equipos originalmente presupuestados. (Ver apartado correspondiente).
El rubro Becas no podrá sufrir disminución alguna del monto originalmente asignado. Sí se podrá incrementar el monto por medio de transferencias de fondos desde otros rubros.
Los IR podrán adquirir, previa autorización del FONCyT, equipos distintos a los originalmente presupuestados, siempre que este sea indispensable para la ejecución del proyecto.
RECAMBIO DE INVESTIGADORES EN EL GRUPO DE INVESTIGACION
El Investigador Responsable deberá comunicar a la Unidad Administradora si desea sustituir o incorporar investigadores, becarios, tesistas o técnicos al Grupo de Colaboradores. La UA deberá comunicar estos cambios al FONCyT al momento de realizar la rendición contable correspondiente.
En el caso de los investigadores integrantes del Grupo Responsable (GR) del proyecto, la baja o la sustitución sólo podrá solicitarse en casos excepcionales, quedando sujeta a la aprobación del FONCyT. Para la incorporación de un nuevo miembro al GR se deberá enviar el CV (en papel y en formato electrónico) y la nota de aceptación firmada por los investigadores involucrados.
Debido a los cambios producidos en el sistema de evaluación de los proyectos PICT, así como en la presentación de los mismos (a partir de los PICT 2002), el FONCyT no considerará las solicitudes de cambio en los porcentajes de dedicación de los Investigadores miembros del Grupo Responsable.
BECAS
El procedimiento para la incorporación de becarios a los proyectos PICT, PICTR, PICTO y CABBIO, deberá realizarse a través de un concurso instrumentado por el Investigador Responsable que contará con la suficiente difusión a nivel nacional. Para ello, es requisito publicarlo en la página web de la Agencia, para lo cual el Investigador Responsable deberá completar correctamente el Formulario de Solicitud de Llamado a Concurso de Beca, que podrá obtenerse en la página de la Agencia.
Este llamado estará publicado 15 días como mínimo en la pagina web de la ANPCyT.
En el llamado a concurso el Investigador Responsable deberá observar que las condiciones exigidas a los becarios sean las determinadas por la ANPCyT para cada tipo de beca, ya que no serán aceptados los concursos efectuados con condiciones distintas a las establecidas en las Bases de la Convocatoria y en el Contrato de Promoción ( cláusula 12º)
Una vez cumplido con el llamado correspondiente, se reunirá un jurado constituido por tres investigadores designados por el Investigador Responsable, pudiendo ser él mismo uno de los integrantes. Este jurado deberá confeccionar un acta en donde deben figurar, según orden de mérito, todos los candidatos que se hayan presentado. Tendrá que figurar también, la fecha de inicio y de finalización de la beca así como el DNI del becario y el estipendio estipulado.
Solamente se otorgarán becas de dedicación exclusiva (40 horas semanales) y que sólo son compatibles con un cargo docente de dedicación simple (10 horas semanales). No podrán designarse becarios por periodos menores a un (1) año.
Las becas designadas por el término de un año tendrán renovación automática, salvo comunicación en contrario por parte del Investigador Responsable. En todos los casos, las becas finalizan con la ejecución del proyecto.
Los becarios de nivel inicial, que hayan presentado el compromiso de inscripción al Doctorado o Maestría para acceder a la beca, deberán presentar su inscripción efectiva, durante el primer año de ejecución de la beca. En el caso que esta documentación no sea presentada, podrá darse de baja la beca correspondiente.
Las becas otorgadas son de dos tipos:
Becas de Nivel Inicial : se otorgarán a graduados universitarios de hasta treinta y cinco (35) años de edad a la fecha de cierre del concurso, que se incorporen al proyecto en el marco de un programa formal de posgrado acreditado por el Ministerio de Cultura y Educación.
Tendrán una duración mínima de 1 año y máxima de 3 años o del tiempo de la ejecución del Proyecto en el caso de que este sea menor, y no podrán otorgarse a quienes hayan sido beneficiarios de becas de posgrado por un período de cuatro años o mayor.
Estas becas son equiparables a las becas de formación de posgrado del CONICET. Actualmente el estipendio básico (sin adicionales por zona) mensual máximo es de $ 720 + $320 (correspondiente al incremento otorgado por Res. 016/04).
Becas de Nivel Superior : se otorgarán a candidatos que hayan obtenido el grado académico de doctor y cuya edad no supere los treinta y nueve (39) años a la fecha de cierre del concurso. Tendrán una duración mínima de 1 año y máxima de 2 años o del tiempo de la ejecución del Proyecto en el caso de que este sea menor. No serán otorgadas a postulantes que desarrollen sus tareas en el mismo grupo de investigación donde culminó su tesis doctoral, salvo que ya hayan desarrollado actividades posdoctorales por un período no menor a dos años en otro grupo de investigación.
Estas becas son equiparables a las becas posdoctorales del CONICET. Actualmente el estipendio básico (sin adicionales por zona) mensual máximo es de $ 953 + $350 (por Res.016/04).
Los montos de las becas no serán superiores a los asignados por el CONICET para el lugar de trabajo correspondiente, de acuerdo a las diferentes zonas del país, ni ser inferior al básico correspondiente a la categoría concursada.
En el sitio web: de la Agencia se encuentran disponibles los montos de los estipendios de becas.
Las Unidades Administradoras deberán enviar al FONCyT, no menos 15 días antes de iniciarse la beca, la siguiente documentación en forma completa, caso contrario no se designará al becario, ni se respetará la fecha de inicio propuesta por el IR hasta tanto no se complete la documentación:
Acta en original con las firmas de todos los miembros del tribunal.
CV del becario seleccionado, donde conste el Nº de DNI, la fecha de nacimiento y la fecha de egreso de su carrera de grado
Inscripción a la Maestría o Doctorado, o el compromiso a inscribirse (especificando a cual de las dos), cuando la beca sea de Nivel Inicial.
Copia del Título de Doctor en el caso en que la beca sea de Nivel Superior.
Comprobante de CUIL.
Copia impresa del formulario del llamado a concurso que fuera publicado en la página web de la ANPCyT.
La fecha de inicio de la beca propuesta por el Investigador Responsable no podrá ser anterior a la fecha del acta del concurso , ni anterior a la fecha de entrada de los antecedentes al FONCyT. La fecha efectiva de inicio de actividades de la beca será la que finalmente establezca el FONCyT en la aprobación de lo actuado.
VIAJES Y VIATICOS
Este rubro comprende: (i) viajes correspondientes a las tareas de campo inherentes a la ejecución de los proyectos; (ii) viajes para asistir a reuniones científicas o visitar centros especializados por parte del Investigador Responsable, demás investigadores del GR o del Grupo de Colaboradores involucrados en el proyecto; y (iii) viajes de especialistas nacionales o extranjeros invitados para colaborar con las tareas de ejecución del proyecto.
Se reconocerán gastos de viáticos sólo en aquellos proyectos que los hubiesen previsto en su presupuesto y para el personal integrante del grupo de investigación afectado al proyecto, y/o de los becarios cuya selección y designación haya sido aprobada por la Agencia.
En los casos previstos anteriormente NO deberá solicitarse autorización al FONCyT para la realización de viajes o el pago de Viáticos siempre que los mismos sean realizados a países miembros del BID
En casos excepcionales , los Investigadores que necesariamente deban viajar a países no miembros del BID, aunque los mismos hayan sido presupuestados originalmente, deberán solicitar autorización al FONCyT, al menos con un mes de anticipación al viaje, detallando las actividades a realizar e indicando en la solicitud de excepción la relevancia de esas actividades en el proyecto. En el caso que el FONCyT considere pertinente el pedido, se elevará al BID para su aprobación. En este caso, el reconocimiento de los gastos de viaje quedarán supeditados a la no objeción por parte del Banco.
Viajes dentro del país /Tareas de campo
a) Se liquidarán viáticos a las personas integrantes del proyecto que por tareas propias del mismo deban desplazarse desde el lugar donde desempeñan tareas habitualmente.
b) El viático se liquidará por día de misión (no menor a 8 horas de trabajo) y será de $ 88 diarios si se trata de traslados a más de 100 km y de $ 44.- diarios si se trata de distancias menores. En estos montos se incluyen los gastos de alojamiento, comidas, etc.
c) Si la misión o comisión no se ajustase a lo indicado, en términos de distancia u horas de trabajo, se liquidará el 50 % del viático diario establecido.
d) Se reconocerán además, sin comprobante, gastos de traslado desde el domicilio hasta el lugar de partida y su vuelta y/o, desde y hacia el hotel hasta la suma de$ 10.- Si el gasto de traslado supera dicha cifra, deberá presentarse el comprobante correspondiente.
e) Si en cumplimiento de la misión o comisión se debiera alquilar un automóvil o utilizar uno particular para trasladarse a otras localidades, los gastos de alquiler y/o de combustible podrán ser reconocidos. No se reconocerán gastos de alquiler de automóviles en aquellos proyectos que posean vehículos afectados al mismo o vehículos que hayan sido adquiridos con recursos de la Agencia o por la Institución Beneficiaria.
Los gastos de combustible se deberán rendir en el rubro Viajes y Viáticos, cuando se lo haya afectado al uso de vehículos para el traslado de personas.
Viáticos de Viajes Internacionales y Visitas de Expertos
Los gastos correspondientes a viáticos de Viajes Internacionales y de Visitas de Expertos serán rendidos por día, conforme a los montos que establece el Decreto del Poder Ejecutivo Nacional 280/95 para el nivel jerárquico IV,
Los viajes de investigadores o expertos desde países no miembros del BID están sujetos a las mismas restricciones que las indicadas anteriormente.
EQUIPAMIENTO
Este rubro del presupuesto comprende los bienes de capital, bienes no consumibles o bienes inventariables claramente identificables y licencias de software.
Cuando por necesidades del proyecto, el Investigador Responsable deba adquirir un equipo no presupuestado originalmente, o desee cambiar un equipo presupuestado por otro, deberá enviar al FONCyT, a través de su Unidad Administradora, una nota con la siguiente información: los equipos que serán adquiridos, la utilidad de los mismos para la ejecución del proyecto, los equipos originalmente presupuestados que se dejan de adquirir y cómo serán estos reemplazados tecnológicamente (como no se ve afectado el proyecto por la falta de los mismos).
La Unidad Administradora deberá gestionar ante la Institución Beneficiaria el ingreso al patrimonio del equipamiento adquirido con la subvención (una vez finalizados los proyectos).
INFORMES CIENTIFICOS TECNICOS DE AVANCE Y FINAL
Los informes técnicos de avance (ITA 1 e ITA 2) deberán ser presentados por el Investigador Responsable. Los mismos deberán presentarse en los formularios preparados por el FONCYT y disponibles en la página web de la Agencia.
Deberán contener información verificable que permita comprobar el normal desarrollo del proyecto.
El plazo máximo para la presentación del ITA 1 se extiende hasta 13 meses, contados a partir de la fecha de inicio del proyecto, y del ITA 2 hasta 25 meses contados a partir de la fecha de inicio del proyecto, entendiéndose por tal la correspondiente al primer desembolso realizado por la AGENCIA a la Unidad Administradora.
La presentación deberá efectuarse por correo electrónico a la dirección: ita@agencia.secyt.gov.ar
Si vencido el plazo no se presentó el informe técnico de avance (ITA 1 o ITA 2), transcurrido DIEZ (10) días hábiles administrativos desde esta fecha, la AGENCIA procederá, con comunicación al Investigador Responsable a través de la Unidad Administradora, a suspender los desembolsos de la subvención hasta que el informe sea recibido por el FONCyT.
La falta de presentación de los informes técnicos de avance (ITA 1 o ITA 2) es causal de rescisión unilateral del contrato y se intimará a la presentación del mismo en un plazo de DIEZ (10) días hábiles administrativos. Vencido este plazo se dará traslado de lo actuado a la UNIDAD DE CONTROL DE GESTION Y ASUNTOS LEGALES (UCGAL) para iniciar el procedimiento previo a la rescisión contractual.
Si el informe técnico de avance (ITA 1 o ITA 2), luego de su evaluación, resultara desaprobado, la AGENCIA suspenderá los desembolsos de la subvención, con comunicación a la Unidad Administradora y al Investigador Responsable. El FONCyT solicitará por nota al Investigador Responsable que remita en el plazo de DIEZ (10) días hábiles administrativos posteriores, la ampliación del informe o la adecuada justificación. Si se aceptara la ampliación o justificación del informe, se levantará la suspensión del desembolso, agregando el antecedente al expediente del proyecto. En el caso contrario, se iniciará el procedimiento para la rescisión del contrato de acuerdo a lo estipulado en la cláusula VIGÉSIMA CUARTA del mismo.
El informe científico-técnico final (ICTF), será presentado por el Investigador Responsable en el formato y soporte establecido por el FONCYT en el formulario que se podrá obtener en la página de la Agencia.
Si vencido el plazo no se presentó el Informe Científico Técnico final (ICTF), serán declarados “No Admisibles” los proyectos presentados por los investigadores miembros del Grupo Responsable del proyecto, en todas las líneas de financiamiento de la AGENCIA y hasta que el informe sea presentado.
Si el ICTF resultara desaprobado se aplicara igual sanción que en el caso del ITA desaprobado.
En ningún caso se aceptaran informes de avance o finales en soporte que no sea el establecido por el FONCyT.
CONSIDERACIONES GENERALES
En el caso de los proyectos vinculados en RED (PICT Redes) se deberán seguir los procedimientos arriba indicados canalizando los pedidos de cada Investigador Responsable de Nodo a través del InvestigadorResponsable Administrativo de la RED (quien deberá prestar su conformidad) y de la correspondiente Unidad Administradora.
Es responsabilidad de la UA comunicar a los IR acerca de los vencimientos de los Informes Científicos Técnicos de Avance y Final.
Se considerará como fecha de inicio de la ejecución del proyecto, la fecha del desembolso de la primera cuota por parte de la ANPCyT a la Unidad Administradora.
El Investigador deberá requerir a la Unidad Administradora la provisión oportuna de los bienes de uso y de consumo, según el presupuesto aprobado, con antelación suficiente para no entorpecer el normal desarrollo del proyecto, así como el anticipo y su renovación previa rendición, de una suma no superior a $ 1500 (un mil quinientos) para atender los gastos menores que demande la ejecución del proyecto.
Sólo podrán adquirirse bienes y servicios dentro de los países miembros del Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
PAISES MIEMBROS DEL BID:
Alemania
Argentina
Austria
Bahamas
Barbados
Bélgica*
Belice*
Bolivia
Brasil
Canadá*
Chile
Colombia
Costa Rica
Croacia*
Dinamarca
Ecuador
El Salvador
Eslovenia*
España
Estados Unidos
Finlandia*
Francia
Guatemala
Guyana
Haití
Honduras
Israel
Italia
Jamaica
Japón
México
Nicaragua
Noruega*
Países Bajos
Panamá
Paraguay
Perú
Portugal*
Reino Unido*
República Dominicana
Suriname*
Suecia*
Suiza
Trinidad y Tobago
Uruguay
Venezuela
* Las facturas o comprobantes de pago, para ser aceptadas por la Unidad Administradora deberán ser legalmente admisibles, estar preimpresas, prenumeradas, tener números de inscripción, no poseer tachaduras ni correcciones, ser de tipo B o C, estar emitidas a nombre del Director del proyecto, de la Institución Beneficiaria o de la Unidad Administradora y poseer la siguiente leyenda, BID 1201/OC-AR – PICT N°.....(N° PICT que corresponda), la que no podrá ser escrita a mano ni mediante el uso de un sello.
CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA POR LA UNIDAD ADMINISTRADORA DE LOS PROYECTOS
DEBERAN ENVIAR LAS SOLICITUDES DE LOS INVESTIGADORES RESPONSABLES SIEMPRE QUE LAS MISMAS CUMPLAN CON LA NORMATIVA VIGENTE. EN CASO CONTRARIO DEBERAN RETENER LA NOTA HASTA TANTO COMPLETEN LA DOCUMENTACION SOLICITADA. LAS NOTAS ENVIÀDAS QUE NO CONTEMPLEN TODAS LAS ESPECIFICACIONES DESCRIPTAS, SERÁN DESESTIMADAS SIN RESOLUCIÓN ALGUNA.
AQUELLOS PEDIDOS QUE PUEDEN SER RESUELTOS POR LA UNIDAD ADMINISTRADORA, NO DEBEN SER ENVIADOS AL FONCYT.
NO SE REQUIERE AUTORIZACION DEL FONCYT PARA TRANSFERIR FONDOS ENTRE RUBROS DE UN AÑO A OTRO. DICHAS TRANSFERENCIAS DEBERÁN SER COMUNICADAS EN LA RENDICIÓN CORRESPONDIENTE.
EL FONCYT NO SE EXPIDE EN RELACION A NINGÚN MECANISMO DE ADQUISICIÓN DE BIENES, LOS CUALES DEBERÁN SER REALIZADOS DE ACUERDO AL MANUAL DE ADMINISTRACION DE OPERACIONES.