Proyectos PICT (de Investigación Científica y Tecnológica) - ANPCyT - Convocatoria 2003:
Manual de Administración de Operaciones

PROGRAMA DE MODERNIZACION TECNOLOGICA II
Proyectos de Investigación Científica y Tecnológica
PICT´s - Convocatoria 2003

MANUAL DE ADMINISTRACION DE OPERACIONES

Los PICT's de la convocatoria 2003 serán financiados en el marco del Programa de Modernización Tecnológica II y se regirán por el Reglamento Operativo Secciones: "A" Reglas de Aplicación General y "E" Fortalecimiento de Capacidades Científicas y Tecnológicas.
Costo compartido. La Institución Beneficiaria (IB) deberá aportar, por sí o a través de fondos de terceros, una contribución mínimaigual al monto total del subsidio solicitado. De dicho aporte, una parte no inferior al 15% del monto del subsidio deberá aplicarse a gastos incrementalescorrespondientes al proyecto. El aporte restante podrá consistir en el pago de los sueldos del personal de dirección, investigación y apoyo o en otras erogaciones indicadas en el Artículo 34º del Reglamento Operativo antes mencionado.
Gastos Incrementales. Se considera gasto incremental a todo gasto que, además de cumplir con el requisito de elegibilidad del gasto, sea inherente al proyecto y verificable de forma concluyente. Se entiende por gasto inherente aquel que se produce sí y sólo sí se ejecuta el proyecto. Tratándose de gastos habituales en el desarrollo de la actividad de la institución sólo se considerarán financiables aquellos gastos que puedan verificarse como "incrementados" como consecuencia de la ejecución del proyecto de marras y sólo se financiará dicho "incremento" y no la totalidad del gasto ya que éste se produciría aún si no se ejecutara el proyecto financiado. La AGENCIA será la única responsable de emitir la decisión de aceptar como elegibles los gastos declarados como incrementales.
Gastos no elegibles. No podrán utilizarse los recursos de la subvención para cubrir erogaciones en:

Gastos generales y de administración de los beneficiarios

Capital de trabajo

Compra o alquiler de inmuebles

Refinanciación de deudas

Compra de acciones

Erogaciones destinadas al pago de honorarios de los evaluadores del proyecto y de la capacidad del beneficiario elegible

Sueldos y salarios

Uso de bienes de capital e infraestructura existentes

Bienes de capital usados

Gastos de organización y puesta en marcha del proyecto

Supervisión de la ejecución. El FONCYT y la UFFA supervisarán la ejecución de los proyectos financiados, cada uno en el área de su competencia, prestando atención especial a los siguientes aspectos:

Avance de la ejecución de los proyectos según el plan de trabajos acordado Documentación de la ejecución financiera.

Registros contables inherentes al proyecto.

Documentación probatoria de los gastos e inversiones realizadas conforme al plan de erogaciones.

Efectiva realización de los aportes de contraparte comprometidos.

Propiedad de los bienes. El equipamiento y remanente de bienes de consumo adquiridos para la ejecución del proyecto, quedará en propiedad de la IB, salvo que expresamente se pacte otra cosa.
Responsabilidades de la Unidad Administradora (UA). La UA deberá velar por el buen uso de los recursos que le sean asignados para su administración y deberá cumplir fielmente con la normativa del Programa de Modernización Tecnológica II (PMT II) que será de aplicación.
Una vez adjudicado el beneficio y perfeccionado el respectivo contrato, comenzará la etapa de ejecución del Proyecto.

CONDICIONES PREVIAS AL PRIMER DESEMBOLSO

Antes de solicitar el primer desembolso, la UNIDAD ADMINISTRADORA (UA) deberá cumplir con las condiciones que se detallan a continuación:
a) Contar con una cuenta bancaria específica.
b) Instrumento de la Unidad Administradora firmado y certificado por la IB.
c) Aceptar el sistema de rendición de cuentas del beneficio, requisito que se cumplimentará con la aceptación del presente manual.

DESEMBOLSOS

La UNIDAD FUNCIONAL FINANCIERO ADMINISTRATIVA (UFFA) efectuará los pagos parciales correspondientes al beneficio conforme al plan establecido, previa verificación de:
1. En el primer desembolso:
    1.a De la firma del contrato.
    1.b Del cumplimiento de las condiciones previas.
2. En el segundo y tercer desembolso:
    2.a De la presentación y aprobación por el FONCYT del/los correspondiente/s Informe/s de Avance, de cada proyecto administrado.
Las Unidades Administradoras no deberán efectuar desembolsos correspondientes al segundo y tercer año de los proyectos si los mismos no tuvieran el ITA del año anterior aprobado por el FONCYT.
    2.b De la justificación, en tiempo y forma, de al menos el 75% de los fondos recibidos en el desembolso anterior y de los aportes de contraparte previstos en el contrato.
El monto del segundo desembolso, se ajustará al cumplimiento por parte de cada proyecto de los requisitos antes mencionados.

JUSTIFICACION

La UA deberá presentar justificaciones por los pagos hechos con cargo a cada desembolso recibido, de acuerdo a los cronogramas establecidos en cada uno de los Contratos PICT que administra.

INFORMACION REQUERIDA

Para efectuar la justificación, la UA deberá presentar la siguiente documentación:
1. NOTA DE ELEVACION en original, firmada por:
Responsable designado por la UA.
2. FORMULARIOS DE RENDICION (ver modelos Anexos I a X)
Los formularios de rendición, de cada proyecto administrado que se rinde, se deberán presentar en original, firmados por la persona descripta en el punto anterior:
Resumen Detalle de Pagos
Detalle de Pagos
Este último formulario se deberá presentar en tantas planillas como Rubros se rindan.
3. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Si se hubieran realizado modificaciones presupuestarias deberán remitirse las nuevas planillas de los presupuestos modificados, con las correspondientes aprobaciones de la UA y del FONCYT según corresponda.

DOCUMENTACION RESPALDATORIA DE LAS RENDICIONES

La documentación respaldatoria de las rendiciones deberá estar disponible para ser revisada a requerimiento de la UFFA:
1. Factura del proveedor y/o contratista.
Deberá cumplir con los REQUISITOS LEGALES E IMPOSITIVOS VIGENTES. Ser emitida a nombre del Director del Proyecto, de la IB o de la UA indistintamente, pero con expresa mención a continuación de la sigla: "BID 1201/OC-AR - PICT Nº...." y el N° de PICT correspondiente.
Comprobante de cancelación de la factura (recibos):
La UA no podrá aceptar bajo ningún concepto copia de comprobantes. Será de su responsabilidad invalidar cada comprobante original con sello que identifique el orígen del recurso que lo financia y quedará a su entero cargo todo gasto que no cumpla con dicho requisito. Cualquier excepción deberá contar con aprobación expresa y fehaciente de la UFFA.
2. Certificado del Proveedor (se acompaña Anexo XII)
Para equipos o materiales de origen local o externo , adquiridos por el beneficiario por un monto igual o superior al equivalente de DÓLARES TRES MIL (u$s 3.000,00) debe exigirse un certificado del proveedor.
Los bienes por sumas inferiores al monto mencionado se considerarán de origen local, salvo que el beneficiario indique lo contrario y presente el certificado del proveedor con los datos correspondientes.
3. Antecedentes del cumplimiento de normas de contrataciones
La UA será responsable de supervisar los procedimientos de adquisición (Invitaciones a cotizar, Presupuestos, actas de adjudicación, etc.)
Junto con las planillas mencionadas en el punto "INFORMACION REQUERIDA", se deberá acompañar un dictamen de Contador Público (se adjunta modelo ilustrativo en Anexo XI), con firma certificada en el respectivo Consejo Profesional, informando acerca de la documentación respaldatoria de los egresos efectuados que avalan lo informado.

NUMERACION DE LAS PRESENTACIONES
Las rendiciones que se presenten deberán llevar numeración correlativa y progresiva. La misma deberá figurar en todas las hojas.

CARACTERISTICAS DE LAS PRESENTACIONES
Toda presentación que se efectúe deberá ser dirigida a:
SEÑOR/A RESPONSABLE DE LA UNIDAD
FUNCIONAL FINANCIERO ADMINISTRATIVA
AGENCIA NACIONAL DE PROMOCION CIENTIFICA Y TECNOLOGICA
PROGRAMA DE MODERNIZACION TECNOLOGICA
PRESTAMO BID 1201/OC-AR
CORDOBA 831 P. 1º (1054) CAPITAL FEDERAL
S. / D.
Para el caso de ser la misma remitida por correo el acuse de recepción será remitido por la Unidad por la misma vía.
Asimismo toda información presentada no deberá contener tachaduras, raspados, enmiendas, etc., que impida su elegibilidad.

CONTABILIDAD
Se deberán mantener individualizadas las operaciones en los registros contables, a través de la utilización de cuentas de uso exclusivo que permitan reflejar como mínimo el importe de los fondos recibidos, los gastos efectuados y la tenencia de fondos recibidos y no utilizados.
Para el caso en que la administración de los fondos no es realizada por personas obligadas a llevar libros de comercio y confeccionar una contabilidad en legal forma, deberán efectuar la misma sobre libros no rubricados, contando como mínimo con un libro Diario donde se registren los asientos que reflejen cada una de las operaciones, de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados.

UTILIZACION DE LOS FONDOS
Los fondos que se otorguen deberán depositarse en la cuenta bancaria informada por la UA en oportunidad del cumplimiento de las condiciones previas al primer desembolso.
Los mismos deberán utilizarse exclusivamente para los conceptos analíticos presupuestados y aprobados en los correspondientes Contratos PICT y que sean elegibles de acuerdo al Reglamento Operativo del PMT II.
El no cumplimiento de esta norma originará la consideración del gasto como de otras fuentes no pudiéndose ser imputado a la subvención.

INSPECCIONES
El FONCYT y la UFFA efectuarán inspecciones técnicas y contables en cualquier momento de la ejecución del/los Proyecto/s, para comprobar el destino dado a los fondos otorgados por el Programa y de los de otras fuentes utilizados, a cuyo efecto tendrán acceso a los libros, documentación e instalaciones, pudiendo requerir toda información que juzgue necesaria.

BIENES DE CAPITAL
Se deberá llevar un inventario actualizado de los BIENES NO CONSUMIBLES que se adquieran con los fondos otorgados, de cuya guarda y conservación será responsable el Investigador Responsable del proyecto.
El mencionado registro deberá ser presentado a la UFFA con fecha 15 de Enero de cada año, describiendo la situación al 31 de Diciembre anterior y contar como mínimo con la siguiente información:
a) Nº de orden
b) Fecha de compra
c) Descripción del bien
d) Importe
e) Apellido y nombre de la persona que lo tiene a su cargo y/o lo utiliza.
f) Lugar en que se encuentra.

NORMAS SOBRE ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS (se acompaña anexos ejemplificativos)
Generalidades
Sólo podrán adquirirse bienes y servicios de países miembros del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)-(ver Anexo XIII).
Los comprobantes deberán estar emitidos a nombre del Director del Proyecto, de la IB o de la UA, mencionando el número del mismo y con la leyenda "Préstamo BID 1201/OC-AR", que no podrá ser incorporada al comprobante mediante el uso de un sello.
Para ser aceptado cada comprobante deberá:
ser legalmente admisible (ser preimpreso, prenumerado, tener los números de inscripción, etc.).
estar extendidos correctamente
no poseer tachaduras, ni correcciones.
ser de tipo "B" o "C".

El presupuesto del proyecto determinará los gastos admitidos (recursos humanos materiales e insumos, equipamiento, etc.).
No podrán concederse créditos con cargo a los recursos del financiamiento, para gastos generales y de administración, en virtud de lo establecido en la Cláusula 4.02 (d)(i) del Capítulo IV de las ESTIPULACIONES ESPECIALES del Contrato de Préstamo BID 1201/OC-AR.
Se detalla en resumen los principales procedimientos:

Adquisición de Bienes y/o Servicios Desde U$S	Hasta U$S	Procedimiento
1	2.999	Contratación Directa
3.000	49.999	Compulsa de Precios (1)
50.000	349.999	Licitación Pública Nacional (2)
350.000	En adelante	Licitación Pública Internacional (2)

1) Para Compulsa de Precios utilizar el Pliego de Concurso de Precios Anexo XV
2) Para realizar una Licitación Pública, la UA debe solicitar las bases de convocatoria a la UFFA

BECAS

El otorgamiento de becas en los proyectos financiados por la Agencia deberá respetar el espíritu de la institución de la beca, en cuanto a estar destinada a estimular el estudio o la dedicación a una actividad por un lapso determinado, y en ningún caso deberá encubrir la prestación de un servicio que amerite una retribución por trabajo.
Asimismo, sólo podrá reconocerse como gasto elegible, cuando hubiera sido específicamente incluida en el presupuesto del proyecto (Planillas Analíticas).
A- Otorgamiento de becas
Para su otorgamiento se aplicará en todo cuanto corresponda las pautas establecidas por la AGENCIA en la las Bases de la Convocatoria y en el Contrato de Promoción.
Deberá adjuntarse al anexo de rendición la correspondiente aprobación, por parte del FONCYT, de los beneficiarios de dichas becas.
Pasajes y Viáticos (ver Anexo XIII)
A efectos de normatizar el sistema de liquidación de viáticos y simplificar las rendiciones de cuentas del rubro:
Se reconocerán viáticos sólo en aquellos Proyectos que los hubieran previsto en sus presupuestos vigentes.
Se reconocerán liquidaciones de viáticos sólo del personal afectado contractualmente al Proyecto, cuya contratación figure en el presupuesto del Proyecto y, cuya selección y designación haya sido aprobada por en FONCYT. Si exisieran investigadores invitados, la previsión deberá constar expresamente en el proyecto.
No se admitirán gastos de alquiler de automóviles en aquellos proyectos que posean vehículos afectados al mismo, adquiridos con recursos del Programa de Modernización Tecnológica y/o de contraparte.
Las rendiciones se realizarán ajustándose a lo detallado a continuación y en el formulario que como Anexo I forma parte del presente.
Se presentará un formulario de rendición de viáticos por cada persona y misión o comisión, debidamente firmado por la persona que viajó y conformado por el Director de Proyecto o autoridad equivalente.
Procedimiento de liquidación.
Las misiones y comisiones deberán ser autorizadas expresamente, por el Director del Proyecto o autoridad equivalente.
Se liquidarán viáticos para el personal que en cumplimiento de las tareas propias de su relación contractual deba desplazarse a más de 100 km. (cien kilómetros) del lugar donde desempeña las tareas habitualmente, excepto en trabajos de campo.
El viático se liquidará por día de misión (no menor a 8 horas de trabajo) y será de pesos ochenta y ocho ($88,00) si se trata de traslados a ciudades; y de pesos cuarenta y cuatro ( $44.-) si se trata de trabajos de campo.
Si la misión o comisión no pudiera ajustarse a lo indicado precedentemente se liquidará el 50% (cincuenta por ciento) del viático diario establecido.
Se reconocerán gastos de traslado desde el domicilio hacia el lugar de partida y su vuelta, y desde y hacia el hotel hasta $ 10.- sin comprobante. Si el mismo superara dicha cifra sólo se liquidará la diferencia contra presentación de la factura (B o C) emitida a nombre del "Programa de Modernización Tecnológica" como consumidor final.
Si en cumplimiento de su misión o comisión debiera alquilarse un automóvil o utilizar uno particular para trasladarse a otras localidades, esta circunstancia debe notificarse previamente y ser autorizada expresamente por el Director del Proyecto o autoridad equivalente. De aprobarse se reconocerán los gastos de alquiler y de combustible si correspondiere, contra presentación de las facturas (B o C) debidamente emitidas a nombre de "Programa de Modernización Tecnológica" como consumidor final.
NOTA: Para el caso de viajes al exterior se deberá acordar el sistema de selección de los que viajan, lugar de viaje, en un todo de acuerdo con la normativa BID.
Ver los Anexos del manual de Administración de Operaciones