Proyectos de Investigación Científica y Tecnológica (PICT/ PICT-O/ CABBIO/ UE)
MANUAL DE ADMINISTRACION DE OPERACIONES
PROGRAMA DE MODERNIZACION TECNOLOGICA II - PRESTAMO BID 1201/OC-AR

La línea PICT del FONCyT es financiada en el marco del Programa de Modernización Tecnológica II y se regirá por el Reglamento Operativo Secciones: “A” Reglas de Aplicación General y “E” Fortalecimiento de Capacidades Científicas y Tecnológicas, del Contrato de Préstamo BID 1201/OC-AR.

Costo compartido. Para el financiamiento de los proyectos la Institución Beneficiaria deberá aportar, por sí o a través de fondos de terceros, una contribución mínima igual al monto total del subsidio solicitado a la Agencia. Podrán computarse como contrapartida los salarios de los integrantes del Equipo de Trabajo residentes en la Argentina, el costo derivado del uso de instalaciones e infraestructura existentes en la Institución Beneficiaria y otros fondos asignados al proyecto. El 15% de esa contribución mínima debe corresponder a gastos incrementales definidos como aquellos directamente imputables a la existencia del proyecto.

Gastos Incrementales (GI). Deben ser resultado de necesidades generadas exclusi-vamente por la ejecución del proyecto, de forma tal que si el mismo no existiese, esos gastos no serían necesarios.
Los GI deben realizarse dentro del plazo en que la ANPCyT financia el proyecto, pudiendo ser financiados por la Institución Beneficiaria o por terceros.
Los fondos aplicados como GI pueden: a) ser aportes en efectivo entregados a la Unidad Administradora (UA) del proyecto con afectación exclusiva a éste; b) corresponder a gastos realizados para el proyecto con fondos alternativos y que son facturados como tales, en cuyo caso copia de la factura debe ser remitida a la UA; c) corresponder a gastos realizados para el proyecto que son parte de una facturación más general (o sea que incluye erogaciones no imputables al proyecto), en cuyo caso es necesario enviar a la UA una atestación de los mismos elaborada por la Institución Beneficiaria. Este último caso de GI estará sujeto a una auditoría técnica.
La ANPCyT será la única responsable de emitir la decisión de aceptar como elegibles los gastos declarados como incrementales.

Gastos no elegibles. No podrán utilizarse los recursos de la subvención para cubrir erogaciones en:

Gastos generales y de administración de los beneficiarios
Capital de trabajo
Compra o alquiler de inmuebles
Refinanciación de deudas
Compra de acciones
Erogaciones destinadas al pago de honorarios de los evaluadores del proyecto y de la capacidad del beneficiario elegible
Sueldos y salarios
Uso de bienes de capital e infraestructura existentes y Bienes de capital usados
Gastos de organización y puesta en marcha del proyecto

Supervisión de la ejecución. El FONCYT y la UFFA supervisarán la ejecución de los proyectos financiados, cada uno en el área de su competencia, prestando especial atención a los siguientes aspectos:

Avance de la ejecución de los proyectos según el plan de trabajos acordado
Documentación de la ejecución financiera.
Registros contables inherentes al proyecto.
Documentación probatoria de los gastos e inversiones realizadas conforme al plan de erogaciones.
Efectiva realización de los aportes comprometidos por la contraparte.

Propiedad de los bienes. El equipamiento y remanente de bienes de consumo adquiridos para la ejecución del proyecto, quedará en propiedad de la IB, salvo que expresamente se pacte otra cosa.

Responsabilidades de las Unidad Administradora (UA). La UA deberá velar por el buen uso de los recursos que le sean asignados para su administración y deberá cumplir fielmente con la normativa del Programa de Modernización Tecnológica II (PMT II) que será de aplicación.

Una vez adjudicado el beneficio y cumplidos los procedimientos previstos para la firma del respectivo Contrato de Promoción, se procederá a desembolsar la 1er. cuota a la Unidad Administradora, siendo esta instancia registrada en la UFFA y en la Base de Seguimiento del FONCyT como fecha de inicio de ejecución del Proyecto.

CONDICIONES PREVIAS AL PRIMER DESEMBOLSO

Antes de solicitar el primer desembolso, la UNIDAD ADMINISTRADORA (UA) deberá cumplir con las condiciones que se detallan a continuación:

a) Contar con la cuenta bancaria específica. Notificar la denominación de la cuenta a la ANPCyT.
b) Designar una persona responsable para el manejo de los recursos del beneficio y notificarlo a la ANPCyT.
c) Enviar a la ANPCyT el Instrumento de Adhesión de la Unidad Administradora, certificado por la IB.
d) Enviar a la ANPCyT el Instrumento de Adhesión del Investigador Responsable, certificado por la IB.
e) Aceptar el sistema de rendición de cuentas del beneficio, requisito que se cumplimentará con la aceptación del presente manual.

DESEMBOLSOS

La UNIDAD FUNCIONAL FINANCIERO ADMINISTRATIVA (UFFA) efectuará los pagos parciales correspondientes al beneficio conforme al plan establecido en el contrato oportunamente suscripto por las partes, previa verificación de:

1. En el primer desembolso:

1.a Firma del contrato por la IB.
1.b Cumplimiento de las condiciones previas.

2. En el desembolso de las cuotas del 2do. y del 3er. año de ejecución:

2.a De la presentación y aprobación por el FONCYT del/los correspondiente/s Informe/s de Avance, de cada proyecto administrado.
Las Unidades Administradoras no deberán efectuar desembolsos correspondientes al segundo y tercer año de los proyectos si los mismos no tuvieran el ITA del año anterior aprobado por el FONCYT.
2.b De la justificación, en tiempo y forma, de la ejecución de al menos el 75% de los fondos recibidos en el desembolso anterior y de los aportes de contraparte previstos en el contrato.

JUSTIFICACION

La UA deberá presentar justificaciones por los pagos efectuados con cargo a cada desembolso recibido, de acuerdo a los cronogramas establecidos en cada uno de los Contratos PICT que administra.

INFORMACION REQUERIDA

Para efectuar la justificación, la UA deberá presentar la siguiente documentación:

1. Nota de Elevación en original, firmada por el Responsable designado por la UA.

2. Formularios de Rendición (ver modelos Anexos I a X)
Los formularios de rendición de cada proyecto administrado que se rinde, se deberán presentar en original, firmados por la persona mencionada en el punto 1:

Resumen Detalle de Pagos
Detalle de Pagos

Este último formulario se deberá presentar en tantas planillas como Rubros se rindan.

3. Modificaciones Presupuestarias

Si se hubieran realizado modificaciones presupuestarias deberán remitirse las nuevas planillas de los presupuestos modificados, con las correspondientes aprobaciones de la UA y del FONCYT según corresponda.

DOCUMENTACION RESPALDATORIA DE LAS RENDICIONES

La documentación respaldatoria de las rendiciones deberá estar disponible para ser revisada a requerimiento de la UFFA:

1. Factura del proveedor y/o contratista
Deberá cumplir con los REQUISITOS LEGALES E IMPOSITIVOS VIGENTES. Ser emitida a nombre del Director del Proyecto, de la IB o de la UA indistintamente, pero con expresa mención a continuación de la sigla: "BID 1201/OC-AR - PICT Nº…………….." (poner el número correspondiente).

La UA no podrá aceptar bajo ningún concepto copia de comprobantes. Será de su responsabilidad invalidar cada comprobante original con sello que identifique el origen del recurso que lo financia y quedará a su entero cargo todo gasto que no cumpla con dicho requisito. Cualquier excepción deberá contar con aprobación expresa y fehaciente de la UFFA.

2. Certificado del Proveedor (se acompaña Anexo XII)

Para equipos o materiales de origen local o externo, adquiridos por el beneficiario por un monto igual o superior al equivalente de u$s 3.000,00 (dólares tres mil) debe exigirse un certificado del proveedor.

Los bienes por sumas inferiores al monto mencionado se considerarán de origen local, salvo que el beneficiario indique lo contrario y presente el certificado del proveedor con los datos correspondientes.

3. Antecedentes del cumplimiento de normas de contrataciones

La UA será responsable de supervisar los procedimientos de adquisición (Presupuestos, Actas de adjudicación, etc.)

Junto con las planillas mencionadas en el punto “INFORMACION REQUERIDA”, se deberá acompañar un dictamen de Contador Público (se adjunta modelo ilustrativo en Anexo XI), con firma certificada en el respectivo Consejo Profesional, informando acerca de la documentación respaldatoria de los egresos efectuados que avalan lo informado.

NUMERACION DE LAS PRESENTACIONES

Las rendiciones que se presenten deberán llevar numeración correlativa y progresiva. La misma deberá figurar en todas las hojas.

CARACTERISTICAS DE LAS PRESENTACIONES

Toda presentación que se efectúe deberá ser dirigida a:

SEÑOR/A RESPONSABLE DE LA UNIDAD
FUNCIONAL FINANCIERO ADMINISTRATIVA
AGENCIA NACIONAL DE PROMOCION CIENTIFICA Y TECNOLOGICA
PROGRAMA DE MODERNIZACION TECNOLOGICA
PRESTAMO BID 1201/OC-AR
CORDOBA 831 P. 1º (1054) CAPITAL FEDERAL
S. / D.

Para el caso de ser la misma remitida por correo el acuse de recepción será remitido por la Unidad por la misma vía.

Asimismo, toda información presentada no deberá contener tachaduras, raspados, enmiendas, etc., que impida su elegibilidad.

CONTABILIDAD

Se deberán mantener individualizadas las operaciones en los registros contables, a través de la utilización de cuentas de uso exclusivo que permitan reflejar como mínimo el importe de los fondos recibidos, los gastos efectuados y la tenencia de fondos recibidos y no utilizados.

Para el caso en que la administración de los fondos no es realizada por personas obligadas a llevar libros de comercio y confeccionar una contabilidad en legal forma, deberán efectuar la misma sobre libros no rubricados, contando como mínimo con un libro Diario donde se registren los asientos que reflejen cada una de las operaciones, de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados.

UTILIZACION DE LOS FONDOS

Los fondos que se otorguen deberán depositarse en la cuenta bancaria informada por la UA en oportunidad del cumplimiento de las condiciones previas al primer desembolso.

Los mismos deberán utilizarse exclusivamente para los conceptos analíticos presupuestados y aprobados en los correspondientes Contratos PICT y que sean elegibles de acuerdo al Reglamento Operativo del PMT II.

El no cumplimiento de esta norma originará la consideración del gasto como de otras fuentes no pudiéndose ser imputado a la subvención.

INSPECCIONES

El FONCYT y la UFFA efectuarán inspecciones técnicas y contables en cualquier momento de la ejecución del/los Proyecto/s, para comprobar el destino dado a los fondos otorgados por el Programa y de los de otras fuentes utilizados, a cuyo efecto tendrán acceso a los libros, documentación e instalaciones, pudiendo requerir toda información que juzgue necesaria.

BIENES DE CAPITAL

Se deberá llevar un inventario actualizado de los BIENES NO CONSUMIBLES que se adquieran con los fondos otorgados, de cuya guarda y conservación será responsable el Investigador Responsable del proyecto.

El mencionado registro deberá ser presentado a la UFFA con fecha 15 de Enero de cada año, describiendo la situación al 31 de Diciembre anterior y contar como mínimo con la siguiente información:

a) Nº de orden
b) Fecha de compra
c) Descripción del bien
d) Importe
e) Apellido y nombre de la persona que lo tiene a su cargo y/o lo utiliza.
f) Lugar en que se encuentra.

NORMAS SOBRE ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS (se acompaña ejemplo en anexo)

Generalidades

Sólo podrán adquirirse bienes y servicios de países miembros del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)-(ver Anexo XIII).

Los comprobantes deberán estar emitidos a nombre del Director del Proyecto, de la IB o de la UA, mencionando el número del proyecto y con la leyenda “Préstamo BID 1201/OC-AR”, que no podrá ser incorporada al comprobante mediante el uso de un sello.

Para ser aceptado cada comprobante deberá:

• ser legalmente admisible (ser preimpreso, prenumerado, tener los números de inscripción, etc.).
• estar extendidos correctamente
• no poseer tachaduras, ni correcciones.
• ser de tipo “B” o “C”.

El presupuesto del proyecto determinará los gastos admitidos (recursos humanos materiales e insumos, equipamiento, etc.).

No podrán concederse créditos con cargo a los recursos del financiamiento, para gastos generales y de administración, en virtud de lo establecido en la Cláusula 4.02 (d)(i) del Capítulo IV de las ESTIPULACIONES ESPECIALES del Contrato de Préstamo BID 1201/OC-AR.

Se detalla en resumen los principales procedimientos:

Adquisición de Bienes y/o Servicios
Desde U$S Hasta U$S Procedimiento
0 3.000 Contratación Directa
3.001 50.000
Compulsa de Precios (1)
50.001 350.000 Licitación Pública Nacional (2)
350.001 En adelante
Licitación Pública Internacional (2)

1. Para la compulsa de precios utilizar en forma simplificada los siguientes instrumentos:

Invitación a cotizar.
Pliego de Condiciones Generales
Evaluación de ofertas.
Acta de Preadjudicación.

2. Para realizar una licitación pública, la UA debe solicitar las bases de convocatoria a la UFFA.

BECAS

El otorgamiento de becas en los proyectos financiados por la Agencia deberá respetar el espíritu de la institución de la beca, en cuanto a estar destinada a estimular el estudio o la dedicación a una actividad por un lapso determinado, y en ningún caso deberá encubrir la prestación de un servicio que amerite una retribución por trabajo.

Asimismo, sólo podrá reconocerse como gasto elegible, cuando hubiera sido específicamente incluida en el presupuesto del proyecto (Planillas Analíticas).

OTORGAMIENTO DE BECAS

Para su otorgamiento se aplicará en todo cuanto corresponda las pautas establecidas por la AGENCIA en la las Bases de la Convocatoria y en el Contrato de Promoción.

Deberá adjuntarse al anexo de rendición la correspondiente aprobación, por parte del FONCYT, de los beneficiarios de dichas becas.


PASAJES Y VIÁTICOS (ver Anexos XIII y XIV)

A efectos de normatizar el sistema de liquidación de viáticos y simplificar las rendiciones de cuentas del rubro:
Se reconocerán viáticos sólo en aquellos Proyectos que los hubieran previsto en sus presupuestos vigentes.
Se reconocerán liquidaciones de viáticos sólo del personal afectado contractualmente al Proyecto, cuya contratación figure en el presupuesto del Proyecto y cuya selección y designación haya sido aprobada por en FONCYT. Si exisieran investigadores invitados, la previsión deberá constar expresamente en el proyecto.
No se admitirán gastos de alquiler de automóviles en aquellos proyectos que posean vehículos afectados al mismo, adquiridos con recursos del Programa de Modernización Tecnológica y/o de contraparte.
Las rendiciones se realizarán ajustándose a lo detallado a continuación y en el formulario que como Anexo I forma parte del presente.
Se presentará un formulario de rendición de viáticos por cada persona y misión o comisión, debidamente firmado por la persona que viajó y conformado por el Director de Proyecto o autoridad equivalente.

Procedimiento de liquidación

Las misiones y comisiones deberán ser autorizadas expresamente por el Director del Proyecto o autoridad equivalente.
Se liquidarán viáticos para el personal que en cumplimiento de las tareas propias de su relación contractual deba desplazarse a más de 100 km. (cien kilómetros) del lugar donde desempeña las tareas habitualmente, excepto en trabajos de campo.
El viático se liquidará por día de misión (no menor a 8 horas de trabajo) y será de pesos setenta y tres con cincuenta ($73,50) si se trata de traslados a ciudades; y de pesos treinta y cinco ( $35.-) si se trata de trabajos de campo.
Si la misión o comisión no pudiera ajustarse a lo indicado precedentemente se liquidará el 50% (cincuenta por ciento) del viático diario establecido.
Se reconocerán gastos de traslado desde el domicilio hacia el lugar de partida y su vuelta, y desde y hacia el hotel hasta $ 10.- sin comprobante. Si el mismo superara dicha cifra sólo se liquidará la diferencia contra presentación de la factura (B o C) emitida a nombre del “Programa de Modernización Tecnológica” como consumidor final.
Si en cumplimiento de su misión o comisión debiera alquilarse un automóvil o utilizar uno particular para trasladarse a otras localidades, esta circunstancia debe notificarse previamente y ser autorizada expresamente por el Director del Proyecto o autoridad equivalente. De aprobarse se reconocerán los gastos de alquiler y de combustible si correspondiere, contra presentación de las facturas (B o C) debidamente emitidas a nombre de “Programa de Modernización Tecnológica” como consumidor final.

NOTA: Para el caso de viajes al exterior se deberá acordar el sistema de selección de los que viajan, lugar de viaje, en un todo de acuerdo con la normativa BID.

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